Czym jest hot-desking i jak go wprowadzić w biurze?

Hot-desking to nowoczesne podejście do organizacji przestrzeni biurowej, które odmienia tradycyjne zasady przypisania pracowników do biurek na open space. Zamiast przypisywać każdemu indywidualne stanowisko, pracownicy mają swobodę wyboru miejsca pracy na dany dzień. Otwiera to przed nimi nowe możliwości współpracy, integracji i zwiększenia efektywności. Hot desking zdobywa popularność w dobie dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych. Jego implementacja najczęściej ma miejsce w firmach stawiających na elastyczność oraz jednocześnie potrzebujących obniżyć koszty wynajmu i utrzymania przestrzeni biurowej. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak skutecznie wdrożyć takie rozwiązanie w swojej firmie i jak sprawić, by był ono komfortowe dla zespołu.

Spis treści: 

1. 1. Czym jest hot desk w biurze?
2. 2. Dlaczego firmy wybierają hot desk zamiast stałych stanowisk pracy?
3. 3. Jak przygotować biuro do hot-deskingu?
4. 4. Jak wprowadzić w biurze każdej wielkości hot desking?

Czym jest hot desk w biurze?

Hot desk, czyli gorące biurka to nowoczesna koncepcja organizacji przestrzeni biurowej, która zrywa z tradycyjnym przypisywaniem pracownikom stałych miejsc pracy. W modelu tym biurka pozostają "wolne" i dostępne dla każdego pracownika na zasadzie "kto pierwszy, ten lepszy". Taka elastyczność pomaga firmom efektywnie wykorzystać przestrzeń biurową. Hot deski sprawdzają się w firmach, których popularny jest model pracy hybrydowy pracy i przy tradycyjnej organizacji część biurek biurowych pozostawałaby pusta. 

Warto wprowadzić hot desking, aby dla optymalizacji dostępnych zasobów. Pracodawca w ten sposób może zmniejszyć liczbę niewykorzystanych stanowisk. Praca w systemie hot desk pozwala na oszczędność na wynajmie powierzchni biurowej. 

Dlaczego firmy wybierają hot desk zamiast stałych stanowisk pracy?

Wiele firm dostrzega zalety hot deskingu i rozważa to rozwiązanie jako sposób na zmniejszenie kosztów oraz budowanie nowoczesnego, elastycznego środowiska pracy, które odpowiada na potrzeby zmieniającego się rynku. 

Zdaniem eksperta

Firmy decydują się na hot-desking, bo zależy im na większej elastyczności i optymalnym wykorzystaniu przestrzeni biurowej. Gdy pracownicy swobodnie wybierają miejsca w biurze, mogą zająć stanowiska dostosowane do ich bieżących potrzeb. Wprowadzenie hot desków sprawia, że osoby wykonujące pracę kreatywne są w stanie wybrać otwarte strefy, a pracownicy szukający skupienia zająć salę konferencyjną lub biurka narożne w spokojniejszych miejscach. Takie rozwiązanie poprawia komfort pracowników przy jednoczesnym obniżeniu kosztów wynajmu powierzchni biurowej. Warto też podkreślić, że hot desking może powodować wzmocnienie kultury współpracy,ponieważ wprowadza rotacyjne zajmowanie biurek komputerowych i dzięki temu ułatwia nawiązywanie relacji z pracownikami z różnych działów - mówi Paulina z Meblowa1.

Jak przygotować biuro do hot-deskingu?

Przygotowanie biura do hot-deskingu wymaga przemyślanego podejścia, które zapewni równowagę między elastycznością a potrzebami konkretnego pracownika. Przede wszystkim warto zadbać o różnorodne strefy robocze, które zapewnią lepsze wykorzystanie przestrzeni. Warto w dużych biurach wyodrębnić obszary do spotkań zespołowych, ciche strefy dla osób, które potrzebują skupienia oraz miejsca sprzyjające kreatywnej pracy. Mogą one zostać wydzielona za pomocą regałów lub szaf biurowych. Takie meble biurowe pozwolą też na przechowywanie prywatnych rzeczy po zakończeniu dnia pracy. 

Polecamy artykuł: Jak urządzić biuro, by zwiększyć efektywność pracy?

Jak wprowadzić w biurze każdej wielkości hot desking?

Zastosuj poniższe kroki, aby ułatwić proces adaptacji biura do hot deskingu i zapewnić pełne wykorzystanie potencjału elastycznych miejsc pracy:

1. Odpowiednie wyposażenie przestrzeni - zadbaj, aby biuro było wyposażone w ergonomiczne fotele i biurka proste, nowoczesne lampy, a także dodatkowe akcesoria, jak stacje dokujące i monitory ułatwią pracownikowi szybkie dopasowanie się do miejsca wykonywania obowiązków. Pamiętaj, że komfort fizyczny jest niezwykle istotny dla efektywności zespołu.
2. Wprowadzenie intuicyjnego systemu rezerwacji miejscpracy- stwórz przejrzysty system rezerwacji stanowisk, np. poprzez aplikację mobilną lub prostą platformę online. Dzięki temu pracownicy mogą z łatwością sprawdzić dostępność i zarezerwować konkretne stanowiska. Zapobiegnie to chaosowi i niepotrzebnym nieporozumieniom.
3. Organizacja stref dedykowanych różnym typom pracy -przygotuj przestrzeń, dzieląc ją na strefy o różnym charakterze, takie jak strefa cicha, strefa kreatywna czy przestrzeń do spotkań ze stolikami kawowymi. Najlepsze pomysły rodzą się właśnie przy luźnych rozmowach! Pracownicy na pewno docenią możliwość wyboru miejsca w zależności od aktualnych potrzeb i rodzaju wykonywanych zadań.
4. Rozwiązania do przechowywania - postaw szafy, komody, regały biurowe zamykane lub inne miejsca do przechowywania osobistych rzeczy pracowników. Codzienna zmiana miejsca pracy i brak przypisanego stanowiska sprawia, że pracownicy muszą gdzieś trzymać prywatne rzeczy, takie jak ramki ze zdjęciami bliskich, dokumenty.
5. Efektywna komunikacja i szkolenia -poinformuj zespół o wdrożeniu systemu hot-deskingu. Jasno komunikuj korzyści, zasady użytkowania i sposób korzystania z różnych stref. Zorganizuj szkolenia, aby zapoznać pracowników z nowym systemem i pomóc im sprawnie się przystosować.
6. Monitorowanie i elastyczne dostosowanie systemu - regularnie zbieraj opinie pracowników, aby monitorować efektywność i komfort związany z korzystaniem z hot-deskingu. Otwartość na sugestie i wprowadzanie korekt pozwala na tworzenie przyjaznej i funkcjonalnej przestrzeni pracy, która odpowiada realnym potrzebom zespołu.

System hot desk ma zalety i wady. Od tego w jaki sposób taki system zostanie wprowadzony w firmie zależą realne korzyści, które przyniesie. Elastyczne zarządzanie przestrzenią biurową w hybrydowym modelu pracy jest niezwykle ważne i wymusza pewne zmiany, aby stworzyć środowisko sprzyjające zarówno indywidualnej, jak i zespołowej efektywności.

Chcesz wprowadzić w swoim biurze hot desking, aby poprawić jakość współpracy?
Odkryj nasze meble pracownicze do aranżacji biura każdej wielkości

Przeczytaj na naszym blogu również:

• Jakie meble biurowe wybrać do biura typu open space?
• Jaką funkcję mogą pełnić regały w biurze i gdzie warto je umieścić?
• Jaką szafę biurową na dokumenty wybrać? Porównanie modeli